ISO 9000 Belgelendirme Denetimlerinde Dikkat Edilecek Hususlar

Yayın tarihi: 02.02.2012

Denetim kelime anlamıyla; belirlenen düzenlemelere uygunluğun kontrol edilmesi, daha doğrusu uygunluğun, doğrulanmasıdır. Her ne amaçla yapılırsa yapılsın, denetimler temelde, sürekli iyileşme sağlaması ve tüm kalite/ çevre yönetim sistemlerinde zorunlu bir aktivite olması açısından, kuruluşlar açısından son derece önemlidir. Kalite/çevre yönetim sistemlerinde denetim; kuruluş, müşteri ve yasal şartlara göre inşa edilmiş yönetim sisteminin, etkin olarak işleyip işlemediğinin, uygulanıp uygulanmadığının ve sürdürülüp sürdürülmediğinin kontrolü için, planlı olarak yapılan doğrulama faaliyetleridir. Denetimler, hedeflerine göre değişik platformlarda uygulanmaktadır: 1-İç Denetimler: Kuruluşların, kendi bünyesinden seçtiği denetçiler aracılığı ile, bünyesinde kurulu olan kalite/ çevre yönetim sistemini denetlemesidir. 2-Müşteri Denetimleri: Müşterilerin, kendi bünyesinden seçtiği denetçiler aracılığı ile, kuruluşun kalite/çevre yönetim sistemini denetlemesidir. 3-Tedarikçi Denetimleri: Kuruluşların, kendi bünyesinden seçtiği denetçiler aracılığı ile, tedarikçilerinin kalite/ çevre yönetim sistemini denetlemesidir. 4-Belgelendirme ve Gözetim Denetimleri: Akredite firmaların seçtiği denetçiler tarafından, kuruluşun kalite/çevre yönetim sisteminin, ilgili standartlara göre denetlenmesidir. Bütün denetimlerin ortak yönü, sistemde var olan uygunsuzlukların tespit edilmesi, giderilmesi ve böylece, kalite/çevre yönetim sisteminin genelde iyileştirilmesidir. Kuruluşlar açısından, tüm denetimler önemli olmasına rağmen bu yazıda özellikle, Belgelendirme Denetimleri’nde dikkat edilecek hususları irdeleyeceğiz. Tabi ki aşağıda belirtilen noktaların hepsi bir öneri niteliğindedir, kural değildir. Ama denetimin olumlu seyri açısından pratik olarak tespit edilmiş önemli bulgulardır: Denetim Öncesinde; • Denetçinin size önerdiği denetim tarihini, size uygun olması açısından irdeleyiniz ve size uygun tarih konusunda denetçiyle mutabakat sağlayınız. • Denetim tarihi kesinleştikten sonra, denetim için kalan süreyi çalışanlara sürekli hatırlatınız. Örneğin bunun için, tüm bölümlere, ‘denetime geri sayım’ gibi hatırlatmalar asınız. • Denetim tarihinden 1-2 gün önce tüm personeli toplayarak, denetim hakkında bilgi veriniz. • Denetime 1 gün kala firma genelinde temizlik/ düzen denetimi yapınız ve firmanın denetim günü temiz ve düzenli olmasını sağlayınız. • Denetim öncesi mutlaka kuruluş genelinde iç denetim yapınız. Tespit ettiğiniz uygunsuzluklar için düzeltici faaliyet başlatınız. Denetime kadar bazıları açık kalacaktır. Mutlaka kapatmak için uğraşmayınız ve denetim günü ayni uygunsuzluklar tespit edildiğinde, açtığınız düzeltici faaliyetleri göstererek, uygunsuzluğun farkında olduğunuzu ve düzeltici faaliyet planladığınızı belirtiniz. Bu uygunsuzluklar için denetçiler tekrar size döf açmayacaktır. • Açılış ve kapanış toplantısının nerede yapılacağını önceden planlayınız ve açılış toplantısına katılacaklara duyurunuz ki denetim günü karmaşa oluşmasın. • Açılış toplantısı yapılacak yerin temizlik ve düzenine özen gösteriniz. Toplantı salonunu, katılımcıların oturma düzenine göre planlayınız. Denetim öncesi bunu uyulmasını mutlaka sağlayınız. • Açılış toplantısına; özellikle üst yönetimi temsil eden biri olmak üzere, tüm bölüm sorumlularının katılmasını sağlayınız. • Açılış toplantısına kimlerin katılacağını, duyurunuz. Böylece herkesin işini planlaması sağlanabilir. • Denetim günü, denetçiler henüz gelmeden, organizasyonda eksiklik olup olmadığını kontrol ediniz. Denetimi etkileyen personelin herhangi bir sebepten dolayı gelmemesi halinde, yerine vekalet edecek personeli belirleyiniz ve bu kişiye durum hakkında bilgi veriniz. Ya da kilit personel geç gelecek ise; açılış toplantısında denetçilere bilgi vermek üzere, geliş saatlerini not alınız. ( Denetçilere bilgi verilerek, denetim sırasının değiştirilmesi sağlanabilir.) Denetim başlarken ve denetim sırasında; • Denetçiler firmaya geldiğinde, güler yüzle karşılanmasını sağlayın. Karşılayan kişi kendini tanıtarak, denetçileri açılış toplantısının yapılacağı salona almalı ve gerekli ikramda bulunmalıdır. • Denetimin zamanında başlaması ve bitmesi için, denetim saatine mutlaka uyunuz. • Denetim sırasında heyecanlanmayın, soruları dikkatlice dinleyin, denetçinin sorusunu tamamlamasına izin veriniz. Aksi takdirde yanlış anlayarak, yanlış cevap verebilirsiniz. • Sorulan sorulara kısa ve öz cevap verin. Cevabınızı başka konulara dallandırmayın. Sadece sorulan soruya cevap veriniz. • Bilmediğiniz ya da kendinize güvenmediğiniz konularda, denetçilerle inatlaşmayın. Unutmayın, denetim hiçbir zaman hata bulmaya yönelik olarak yapılmaz. • Denetim sırasında, denetimin gidişatını bozacak, gereksiz ve uzun konuşmalardan sakının. • Denetçi sormadan, siz hiçbir şeyi açıklamaya çalışmayın. • Denetçi herhangi bir doküman ya da kayıt görmek istediğinde, bu doküman ya da kayıtlar toplu olarak klasörde ise, siz klasörden denetçinin soracağı soruya ilişkin dökümanı çıkartarak veriniz. Kesinlikle komple klasörü denetçiye vermeyiniz. • Sizinle ilgili denetim tamamlandığında, denetçiye teşekkür etmeyi unutmayın. • Öğle yemeği için, denetçileri temiz ve düzenli bir ortamda ağırlayınız. (Mutlaka firma dışında öğle yemeği organize etmeye çalışmayın. Ama yemek yeme ortamının, mutlaka temiz, düzenli ve hijyenik olmasına dikkat ediniz.) Denetim sonunda; • Kapanış toplantısına, mümkünse açılış toplantısında katılan tüm ekibin katılmasını sağlayınız. • Denetçilerin hazırladığı denetim raporunu mutlaka inceleyiniz. Tespit edilen uygunsuzlukları inceleyiniz ve herhangi bir itirazınız var ise denetçiye açıklayarak, hatanın düzeltilmesini sağlayınız. • Denetim başarılı bir şekilde sonuçlandığında, kapanış toplantısı bitiminde denetçilerin ve kapanış toplantısında bulunan katılımcıların bulunacağı bir kutlama organize edebilirsiniz. • Denetim sonunda, denetçiler gittiğinde, tekrar çalışan personeli toplayarak, mutlaka denetim sonucu hakkında bilgi vererek teşekkür ediniz. (Denetim başarılı sonuçlandığı takdirde; tüm çalışanların katılacağı ufak bir kutlama organize edilmesi, çalışanların motivasyonu açısından çok daha olumlu olacaktır.) Denetim sonucu elde edilen başarının sadece bir başlangıç olduğunu ve henüz yolun başında olduğunuzu sakın unutmayınız. Asıl temel noktanın kurulan ve belgelenen sistemin sürekli iyileştirilmesinin gerekliliğini hiç göz ardı etmeyiniz.

(Yazar: Ayla Üstün)